Waarom een brainstormsessie belangrijk is
Een nieuw idee. Een goed idee. ideeën waar jij en jouw organisatie beter van worden en profijt van hebben. Maar even wat vernieuwende creatieve ideeën bedenken, hoe doe je dat? Of beter gezegd, hoe kun je dat gestructureerd en goed georganiseerd aanpakken? Brainstormsessies zijn er in allerlei soorten en maten, maar komen altijd op hetzelfde neer: op succesvolle wijze een creatief concept opstellen, waar vervolgens ook echt een project met gegarandeerde slagingskans uit voortvloeit.
Brainstormen kan dus op veel verschillende manieren met diverse toegepaste technieken. In de breedste zin van het woord is het dus een methode om op creatieve wijze over relevante vraagstukken na te denken. Vervolgens ga je nadenken hoe je die vraagstukken strategisch kunt gebruiken om zo succesvol tot het gewenste einddoel te komen.
Wat is het doel van een brainstormsessie?
Het doel van brainstormen is om door middel van creatieve denktechnieken en werkvormen een ‘probleem’ op te lossen. Het deelnemersveld wordt aangespoord en geprikkeld om op een andere manier naar hun vraagstuk of probleem te kijken. Het is het prikkelen van de deelnemers die vaak binnen een bestaande organisatie actief zijn. Zo actief, dat het heel moeilijk is om nog buiten de kaders van het bedrijf of diens visie te denken.
Daarom worden vaak externe partijen ingeschakeld om zo’n creatief denkproces zo ‘out of the box-mogelijk’ te laten verlopen. Bovendien zijn er gespecialiseerde partijen die een creatieve brainstormsessie van A tot Z in goede banen leiden. Dat is erg prettig voor het team, die zo de focus volledig op het denkvermogen kan richten. En dat is ook precies wat het doel is.
Elke organisatie is anders, zit anders in elkaar en denkt anders, maar een goed gestructureerde brainstormsessie is altijd inzetbaar.
De bouwstenen voor een goede brainstormsessie
Elke organisatie is anders, zit anders in elkaar en denkt anders. De ‘probleemstellingen’ kunnen oneindig ver uiteenlopen, waar niet direct een eenzijdige oplossing is. Hoe organiseer je dan een gestructureerde brainstormsessie die ook nog eens multi-inzetbaar is voor elk type organisatie of elk type probleem? Een gestructureerde en creatieve brainstorm bestaat uit 5 bouwstenen die altijd inzetbaar zijn, maar wel een unieke invulling en uitkomst kennen:
Vaststellen
Elke brainstormsessie begint met een concrete vraag. Probeer dus als eerste de hoofdvraag vast te stellen en vervolgens eventuele deelvragen. Dit maakt het bedenken van ideeën al een stuk makkelijker. Probeer de hoofdvraag ook zo kort en bondig mogelijk te houden. Mocht het niet concreet genoeg zijn, mag je er nog enige randvoorwaarden aan toevoegen. De (bege)leider van de brainstorm bewaakt de sfeer en stuurt bij waar nodig.
Op gang komen
Is de vraag geformuleerd? Dan kan de brainstormsessie beginnen. Laat iedere deelnemer voor zichzelf 5 ideeën en/of sleutelwoorden opschrijven. Dit levert al direct diversiteit op vanuit meerdere mogelijke invalshoeken. Dit zorgt ervoor dat het geen selectief clubje wordt dat steeds met dezelfde antwoorden en ideeën komt. Bespreek ieders antwoorden kort en schrijf ze op een whiteboard of plak ze met post-its ergens op. Eventuele dubbele of gelijkwaardige antwoorden kunnen dan bij elkaar gehangen worden.
Brainstormsessie
Nu iedereen een beetje is ingekomen, begint de brainstormsessie pas echt. In groepsverband kunnen de meest uiteenlopende ideeën op tafel worden gegooid. Alles kan en mag geopperd worden. Ben je het met iemand eens, laat dat dan ook zeker blijken. Vul eventueel aan als je er nog op kunt voortborduren.
Een oordeel over iets geven, een mening vormen over iemands idee? Dat is hier nog niet van toepassing, niet toegestaan zelfs! Het belemmert iemands creatieve denkproces en dat is in deze fase juist niet de bedoeling. Wordt het chaotisch? Dan is dat eigenlijk een goed teken. Het is helemaal niet erg als het in deze fase wat door elkaar heen loopt en er over en weer geroepen wordt. Let wel op dat niet steeds dezelfde aan het woord zijn en ook iedereen echt zijn zegje heeft gedaan.
Beoordelen
Nu alles gezegd en genoteerd is, kan het ‘afschieten’ beginnen. Voor sommigen is dit de leukste fase. Zijn er veel gelijkwaardige of overlappende antwoorden en ideeën? Dan zal dat vast iets betekenen. Beoordeel vooral deze punten dus extra kritisch om tot een krachtige kern te komen die verder uitgewerkt kan worden. Maar schenk oprechte aandacht aan ieder idee. Dit kun je gestructureerd doen door telkens af te vragen: wie, wat, waar, waarom, wanneer en hoe zijn er moeilijkheden rondom dit idee? Maar gebruik deze ‘5 w’s en h’ ook voor het schetsen van voordelen, mogelijkheden en gevolgen.
Keuzes maken
Is alles beoordeeld en geëvalueerd? Kies dan het concept dat als beste uit de brainstorm is gekomen. Dit is het meest relevante en meest realistische idee dat is uit te werken. Dit ‘grove’ concept kan nu verder uitgewerkt worden tot geweldig concept en worden ingezet om het ‘probleem’ definitief te verhelpen.
Hoe zet je de brainstormsessie in?
De 5 bovengenoemde bouwstenen zijn naar verwachting logisch en goed te volgen, maar kunnen nog wel wat oppervlakkig overkomen. Hoe geef je dan de juiste sturing aan deze bouwstenen zodat de brainstormsessie echt goed en succesvol verloopt?
1 - Stel de juiste (focus)vraag
Dit doe je het best door de vraag SMART te maken. Door je vraag Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden te maken ontstaat er een zeer concrete vraag. Alomvattend en in meerdere opzichten te beantwoorden. Dit levert je dan ook een zo compleet mogelijk antwoord op.
2 - Zorg voor een diverse samenstelling
Een lekker gevarieerde mix aan diversiteit van de deelnemers. Maar denk er ook eens aan om ‘buitenstaanders’ te betrekken bij je brainstormsessie. Als iemand inhoudelijk niet goed van je werkzaamheden op de hoogte is, kan deze persoon juist de ‘kinderlijk eenvoudige’ vragen stellen. En die zijn vaak heel waardevol!
3 - Maak alles visueel
Zet je verhaal kracht bij door te visualiseren. Gebruik beeldversterking bij je praatverhaal. Dit zorgt ervoor dat het deelnemersveld meer geprikkeld wordt en beter gaat begrijpen wat de bedoeling is.
4 - Denk aan de 'braindump'
Met een braindump wordt bedoeld dat deelnemers de gelegenheid krijgen om op individuele basis hun hoofd leeg te maken. Zo zijn er al heel veel diverse ideeën geformuleerd, maar zijn ze ook direct al bestaande ideeën kwijt die anders in het hoofd vast blijven zitten. Dit zorgt voor verse en vernieuwende input.
5 - Het belang van de 'spelregels'
Eigenlijk hoort dit bovenaan te staan, maar het opleggen van regels kan worden gezien als beperking. Maar het benoemen van een aantal spelregels is wel degelijk essentieel voor een succesvol verloop. Want ook creativiteit is niet gebaat bij volledige ‘vrijheid’. Denk aan regels als: niet elkaars ideeën afschieten voordat alles gezegd is en iedereen zijn of haar zegje ook heeft kunnen doen.
Samen brainstormen over de groei van je bedrijf?
